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萧虎在白虎殿对刘七的嘱托，为饯行定调：“饯行要‘实’不要‘虚’—— 少讲客套话，多补实务缺；少赠虚礼，多送实用物。要让李衡走时，心里有底、手里有物、身后有靠。” 刘七将此嘱托传达到各筹备方，确保饯行全程围绕 “实务支持” 展开，无一丝冗余礼仪。
中都南门驿馆的饯行筹备，由 “文书局、物资局、虎卫” 三方协同，每一处细节均 “贴合草原实务需求、符合元代官方礼仪”—— 场地需显权威却不张扬，物资需实用而非奢华，流程需有序却不繁琐，确保饯行既 “合制” 又 “管用”，为李衡的启程做好万全准备。
驿馆正厅设 “三区域”：一是 “实务对接区”（摆文书案、物资台，供各方交接资料与物资）；二是 “饯行宴区”（设十张方桌，按 “中都官员、草原代表、李衡团队” 分坐，餐食为草原易携带的干粮、砖茶）；三是 “象征展示区”（陈列虎形量天尺、便宜行事令牌、虎卫调援符，用玻璃罩保护，旁附蒙汉双语说明牌）。驿馆外的空地上，文书队与护卫骑士已列队，文书箱、物资袋整齐码放，虎卫仪仗持戟肃立，既显威严，又便于后续装车启程。
张谦率物资局吏员，对 “李衡团队携带的物资” 做最后核验：一是 “实务物资”（虎形量天尺五把，均经李泉核验，刻 “验” 字；坡度木十块，标注 “平地 / 坡地 / 洼地” 系数；蒙汉双语文书纸两百张，用桑皮纸制成，防水耐存）；二是 “应急物资”（草原草药膏二十罐，专治风寒与外伤；青稞五十石，用羊皮袋分装，每袋标注 “十斤”，便于清点；急救包三十个，含绷带、止血药）；三是 “协调物资”（蓝色、棕色布匹各十匹，砖茶五十块，均为草原部落常用物，用于临时安抚）。每核验一项，张谦均在《物资核验册》上签字，李衡团队的吏员王全需同步确认，确保无缺漏。
文书局主事赵良弼（耶律楚材弟子）负责文书队的最后配置：文书队共八人，含 “主吏二员（管记录与文书起草）、译史一员（蒙汉双语翻译）、知印一员（管印章与凭证）、传递吏三员（负责与中都的文书传递）、护卫一员（保护文书安全）”。赵良弼检查 “文书装备”：文书箱为榆木制，外裹铁皮防损，内部分层，分别存放《便宜权记录册》《草原部落图》《协调协议模板》；印章盒内有 “李衡的统筹使印”“文书队的传递印”，均刻有 “至元四十六年” 标识；传递吏的腰间挂 “文书袋”，内装空白传信牌（用于紧急传递信息）。赵良弼道：“文书是权力的根，这些装备丢不得、错不得。”
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