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基于以上考量，中都最终定 “四月初十赴察合台部，十五日完成丈量与登记” 的计划 —— 李衡团队提前五日派草原通事帖木格（团队成员）赴察合台部，携带 “元廷致帖木儿的实务函”（说明丈量目的、限额标准、配合优待）；张谦的物资局在察合台部边界驿站预留 “丈量工具备份、补贴青稞”；那拉珠尔的虎卫杭爱山分营 “加强巡逻”，为实务推进提供安全后盾，确保首站万无一失。
李衡团队赴察合台部前，通过 “三级对接”（函件预热、通事面谈、数据核验），与帖木儿及部落吏员建立 “务实沟通渠道”—— 既避免因 “突然到访” 引发警惕，又提前厘清丈量的 “标准、流程、优待”，为现场推进扫清 “信息障碍”，体现元代 “边疆实务推进需先通后行” 的治理传统。
通事帖木格携带 “萧虎签发的实务函” 抵达察合台部 —— 函件用蒙汉双语书写，核心内容分三部分：一是 “丈量依据”（引《大元通制》“官尺量牧，以定载畜” 条款，及察合台部与元廷的宗藩旧例）；二是 “限额标准”（按察合台部草场面积，核算 “可养马万匹，超限马由元廷收编，每匹给青稞五斗补贴”）；三是 “配合优待”（配合丈量后，元廷赠 “牧草种子两百石，免当年半数贡马”）。帖木儿看完函件，对下属道：“元廷给的条件不薄，不像阿里不哥说的‘夺牧夺马’。”
帖木格与帖木儿的 “实务面谈” 持续两日，重点确认 “三方面细节”：一是 “丈量工具”（说明虎形量天尺的 “一尺量三丈” 标准，承诺 “丈量前由察合台部吏员核验刻度”）；二是 “牧群登记流程”（需帖木儿派 “三名亲信吏员” 参与马群计数，确保数据真实）；三是 “争议处置”（若对草场边界、马群数量有异议，可 “暂停丈量，共同核验，再报中都裁定”）。帖木格还特意展示 “弘吉剌部的丈量文书”（含双方签字的记录、补贴发放凭证），帖木儿道：“既有先例，我便放心。”
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